SeaTable: "Excel of the future"

SeaTable

Was? Wofür? Und für wen?

2020 in Mainz gegründet, handelt es sich bei der SeaTable GmbH um ein noch recht junges Unternehmen. Die Software ist sowohl im privaten- als auch im Business-Bereich sehr vielseitig einsetzbar. Mit 7 unterstützten Sprachen (darunter auch Deutsch), konnte es sich bereits international behaupten. Mit sogenannten Tabellenblättern, welche in einzelnen "Basen" stecken, bleibt die Übersicht gewahrt (Äquivalent dazu wären Tabellenblätter, welche sich in einzelnen Excel Dateien befinden).

Dabei lassen sich die Tabellenblätter nach belieben anpassen: So ist es beispielsweise möglich, einzelne Spalten mit Regeln farblich hervorzuheben, Referenzen auf andere Tabellenblätter zu erstellen oder – falls tiefergehende Logik benötigt wird – eine Python-Automation ausführen zu lassen.
Mit den zahlreichen Datentypen, lassen sich die einzelnen Spalten perfekt auf die eigenen Bedürfnisse abstimmen. Neben den Standard-Typen wie Text, Nummer oder Datum gibt es auch noch besondere Typen wie beispielsweise dem Bild-Typ, welcher im Gegensatz zu anderen Datenbanken das Bild anzeigbar abspeichern kann. Im weiteren Verlauf des Artikels gehe ich nochmal speziell auf die Typen und ihre Funktionen ein.

Durch die vielen Gestaltungsmöglichkeiten einer Tabelle ist es so mit wenigen Mausklicks möglich, komplexe Tabellen zu erstellen und diese logisch miteinander zu verknüpfen.

Entwicklungsgeschichte

Ziel von SeaTable ist es, europäischer Marktführer im Bereich No-Code / Low-Code zu werden. Dafür entwickeln sie nicht nur die entsprechende Plattform, sondern bieten zusätzlich das Hosten dieser in der eigenen Cloud an. Wir konzentrieren uns in diesem Artikel selbstverständlich auf die Self-Hosted-Variante, welche übrigens auch vom SeaTable Full-Service-Dienstleister betreut werden kann.

Die Motivation hinter SeaTable ist das Bereitstellen von No-Code-Datenbanken mit einer einfachen Benutzbarkeit für jedermann.
Mit mehr als 150.000 Nutzern weltweit, darunter die deutsche Bundeswehr, United Nations oder die Humboldt-Universität, konnte man sich bereits behaupten.

Die SeaTable GmbH ist vollständig und ausschließlich eigenfinanziert, was eine schnelle Entwicklung sicherstellt.

Anwendungsbeispiele

Durch die Dynamik von SeaTable gibt es unzählige Anwendungsfälle für die Software. Hier ein paar, die mir eingefallen sind oder die ich bereits umgesetzt habe:

• Organisationen für Parties aller Art
• Monatliche Fixkosten
• Urlaubsplanungen
• Kundendatenverwaltung (CRM)
• Personalwesen (HR)
• Projekt-Management
• Marketing-Management
• Inventar-Management
• Finanz- und Budgetplanungen
• Forschung und Datenanalyse

Preis

Preismodelle und Lizenzen

Die Software benötigt eine Lizenz, um aktiviert und genutzt werden zu können.
Vor der Installation kann man sich für die Developer- oder Enterprise-Edition entscheiden. Die genauen Unterschiede findet ihr hier: https://seatable.io/editionsvergleich.
Dabei stellt SeaTable die Enterprise-Edition mit nahezu all ihren Features, Teams mit bis zu 3 Benutzern (aber natürlich auch für Einzelpersonen) kostenlos zur Verfügung!

Abseits von der Self-Hosted-Version ist es ebenfalls möglich, eine Instanz in der hauseigenen SeaTable-Cloud anzulegen. Da dieser Blog den Fokus auf eigen gehostete Anwendungen legt, gehe ich hier nicht weiter darauf ein. Ihr könnt euch aber hier weiter informieren: https://seatable.io/preise/#toggle-id-1.

Features

"We developed the Excel of the future"

Wie bereits erwähnt verfügt SeaTable über zahlreiche Features, welche hier den Rahmen sprengen würden. Daher beschränke ich mich auf die für mich wichtigsten und hilfreichsten. Für mehr Informationen, besuche https://seatable.io/funktionen.

Apps

Einer der wichtigsten Punkte bei einer Self-Hosted-Software sind für mich Apps. Die SeaTable App gibt es im Apple App Store und Google Play Store kostenlos zu downloaden. Dabei ist es nicht selbstverständlich, dass diese auch mit Self-Hosted-Instanzen kompatibel sind.

Spaltentypen

Um sich nicht ausschließlich auf Buchstaben und Zahlen zu beschränken, hält SeaTable viele verschiedene Datentypen für die Spalten bereit.

Datum

Jeder dieser Typen hat eigene anpassbare Eigenschaften. Datum-Spalten können so auf das passende Format formatiert, auf die Minute genau angezeigt oder mit einem Standardwert versehen werden.

Bewertung

Ein eher ungewöhnlicher Typ ist die Bewertung. Auch hier können Eigenschaften wie das Icon, die Farbe des Icons oder die Anzahl der Sterne von 1-10 festgelegt werden.

Digitale Signatur

Auch dieses Feld ist von besonderer Art. Mit einem touchfähigem Bildschirm oder entsprechenden Eingabegerät (beispielsweise ein Grafiktablet) am PC lassen sich mit diesem Typ Unterschriften erfassen und speichern. Solch exotische Datentypen unterstreichen die Vielfältigkeit von SeaTable!

Daten pflegen

Für das Datenpflegen der Tabellen, stehen schnelle Aktionen wie das Einfügen einer leeren Spalte über und unter einem Datensatz sowie das Duplizieren, Einfrieren und Kommentieren einer Spalte zur Verfügung.

Daten verknüpfen

Ebenfalls ist es möglich, seine Tabellen mithilfe von Beziehungen miteinander zu verknüpfen. Damit lassen sich mehrere Tabellen über deren Daten plausibel miteinander verbinden. Ein Beispiel hier wären die Tabellen "Gäste" und "Speisen". Wenn die Gästeliste mit Einträgen versehen wurde, können diese nun über die verknüpfte Spalte in der Tabelle "Speisen" ausgewählt werden.

Mithilfe der Verknüpfungen ist es aufgrund von Suchfunktionen und Vorschlägen einfach und schnell, die Daten einzupflegen.

Daten anzeigen

Hat man nun eine Tabelle mit zahlreichen Einträgen versehen, möchte man diese natürlich entsprechend seinen Wünschen aufbereiten. Dies ist mit den verschiedenen Filter-, Sortier- und Ansichtsfunktionen möglich.

Mit der Gruppierungs-Funktion kann man die Datensätze wie auf der Abbildung in einzelne Kategorien sortieren. Dabei sind mehrere Gruppierungs-Faktoren gleichzeitig möglich.

Mit der Filter-Funktion können die Bedingungen der Datensätze, welche angezeigt werden sollen, bestimmt werden. Wie bei der Gruppierung können hier mehrere Kritieren für die Reihenfolgen festgelegt werden.

Teilen von Daten, Tabellen und Basen

Sofern nicht mit der Business-Lizenz betrieben, könnt ihr beliebig viele Benutzer erstellen und kollaborativ arbeiten.
Dazu unterstützen euch noch Features wie Kommentare, Benachrichtigungen oder das Teilen mit Dritten via externen Link. Hier ist es sogar möglich, den URL-Slug selbst zu bestimmen.

Web-Formulare

Möchtet ihr Eingaben durch eine Eingabemaske direkt in die Tabelle einfügen, lässt euch SeaTable auch hier nicht im Stich! Im Handumdrehen lassen sich einfache Web-Formulare zaubern. Diese könnt ihr dann mit beispielsweise mit Partygästen oder Vereinsmitgliedern teilen und diese können ihre Eingaben selbstständig tätigen.

Natürlich lassen sich auch die Formulare in Farbe, Funktionen und Aktionen anpassen.

Benachrichtigungen

Hat man seine Tabelle aufgesetzt, möchte man natürlich auch über Änderungen an den Datensätzen informiert werden. Dafür kann man die sogenannten Automatisierungen verwenden. So ist es beispielweise möglich, die Browser-Benachrichtigungen zu nutzen. Auch bietet SeaTable eine App für Android Nutzer an, mithilfe dieser Push-Benachrichtigungen empfangen werden können.

Aber auch Mailserver-Einstellungen können hinterlegt werden, um sich per E-Mail informieren zu lassen.

Dabei kann man den Inhalt und das Aussehen der Benachrichtigungen auch hier wieder gezielt anpassen.

Automatisierungen

Auslöser

Wie in den Benachrichtigungen bereits angeschnitten, kann das Pflegen der Tabellen mit verschiedenen Automatisierungen erleichtert und gesteuert werden.

Dabei werden als erstes die Tabelle und die Ansicht ausgewählt. Danach wird der Auslöser der Regel bestimmt. Hier kann man sich wie folgt entscheiden:

• Sollte ein Datensatz modifiziert worden sein
  Hier können verschiedene Kritieren wie einzelne Spalten gezielt abgefragt werden.

• Wenn eine Spalte hinzugefügt wurde
  Auch hier können wieder verschiedene Kriterien definiert werden.

• Zeitgesteuert ohne Filter
  Einstellbarer Intervall

• Zeitgesteuert mit Filterfunktionen
  Einstellbarer Intervall mit verschiedenen Kritieren

Aktion

Auch hier stellt einem SeaTable viel zur Verfügung:

Folgende Aktionen sind möglich:

• Notification an den Browser
  Hierbei muss der Browser geöffnet sein.
• App-Notification
  Hier wird eine Nachricht an ein mobiles Gerät mit der SeaTable App verschickt. Als ich testen wollte, konnte ich jedoch keinen Erfolg erzielen.
• E-Mail
  Meine bevorzugte Art, über Änderungen im Table informiert zu werden. Funktioniert auf nahezu jedem Gerät.
  
  
• Hinzufügen eines weiteren Datensatzes
  Mit dieser Funktion kann automatisch ein neuer Datensatz angelegt werden. Dabei kann natürlich wieder bis ins Detail angepasst werden!
• Datensatz sperren
  Der Datensatz wird für weiteres Bearbeiten oder Löschen gesperrt und muss vor Änderungen händisch entsperrt werden.
• Datensatz editieren
  Vorhandene Datensätze können je nach Wunsch verändert werden.
• Links hinzufügen
  Automatisierte Verknüpfungen zwischen zwei Tabellen
  
  
• Datensatz in andere Tabelle hinzufügen
  Wie beschrieben wird ein Datensatz in eine andere Tabelle der Basis hinzugefügt.
  
  
• Python Skript ausführen
  Hier könnt ihr die beliebte Programmiersprache Python nutzen, um logische Prozesse abzubilden, die mit den Bordmitteln von SeaTable nicht umsetzbar sind.

Plugins

Hier bietet SeaTable bereits eine handvoll Möglichkeiten:

Bisher habe ich mich nur mit dem KanBan-Plugin beschäftigt und war damit durchaus zufrieden. In nächster Zeit werde ich mir die anderen Plugins anschauen und den Artikel gegebenenfalls ergänzen. Eine Übersicht aller Plugins findet ihr hier: https://seatable.io/en/docs/plugins/alle-plugins-in-der-uebersicht

Zusätzlich wäre es auch möglich seine eigenen Plugins zu schreiben.

Schnittstellen

SeaTable ist mit verschiedenen Schnittstellen ausgestattet. Dazu gehören:

• JavaScript und Python
  Für individuell angepasste Vorgänge. So macht Automatisierung Spaß! Die geschriebenen Skripte können entweder manuell oder automatisch gestartet werden.
• Integrationen innerhalb von SeaTable
  Hier ist es möglich sein eigenen E-Mail Konto zu hinterlegen, um so automatisiert Mails versenden zu können. Auch können die E-Mails synchronisiert und so aus SeaTable verwaltet werden.
• SeaTable-API
  Die universelle Schnittstelle für alle Programmiersprachen. So lassen sich Daten aus externer Software übertragen oder eigene Oberflächen programmieren.
• Webhooks
  SeaTable kann bei Änderungen in einer Basis sogenannte Webhooks aufrufen. Diese können dann ebenfalls mit externer Software interagieren.
• Automatisierungsplattformen
  SeaTable unterstützt aktuell folgende Plattformen:
  • Zapier
  • Make (formerly Integromat)
  • n8n
  • Locoia
  • Integrately

Fazit

Meine Erfahrung und Meinung

Man hat in dem Artikel bestimmt herauslesen können, dass ich schlichtweg begeistert bin! SeaTable hat meinen Umgang mit Tabellen, deren Gestaltungen und Automatisierungen revolutioniert. Vergangen sind die Tage an denen ich Excel starte und anfange zu überlegen, wie ich meine Tabelle designtechnisch gestalten möchte. SeaTable nimmt einem diese Entscheidung durch sein schlichtes Design ab. Trotzdessen lassen sich mithilfe der vielen Möglichkeiten farbige und ansehliche Tabellen zaubern.
Durch die vielen verschiedenen Features ist jede Tabelle dynamisch anpassbar. Daher kann ich eine Empfehlung für wirklich jeden aussprechen, der Daten speichert und verarbeitet.

Somit kann SeaTable sich als sehr gute Alternative zu beispielsweise Airtable beweisen. Hier vergleicht man sich direkt mit seinem Konkurrenten.